soal!!
1.Jelaskan macam-macam pengumpulan data dan informasi pelayanan!
2.Bagaimana cara membuat daftar atau kebutuhan pengguna.
3.Berikan contoh dokumen survey teknis.
4.Jelaskan tahapan dalam membuat dokumen survey teknis.
5.Jelaskan dokumen pendukung yang dibutuhkan untuk melaksanakan wawancara dengan cara pelanggan.
jawaban
1. •Wawancara (Interview)
Pengertian: Metode ini dilakukan dengan cara bertatap muka langsung atau melalui telepon dengan pelanggan.
Kelebihan: Mendapatkan informasi secara mendalam dan langsung.
Kekurangan: Memakan waktu dan biaya yang besar.
• Kuesioner/Survei
Pengertian: Menggunakan daftar pertanyaan tertulis yang disebarkan kepada pelanggan, bisa secara offline atau online.
Kelebihan: Bisa menjangkau banyak responden dalam waktu singkat.
Kekurangan: Kadang hasilnya tidak akurat jika responden tidak menjawab dengan jujur.
• Observasi (Pengamatan Langsung)
Pengertian: Mengamati perilaku pelanggan secara langsung, misalnya saat mereka berbelanja di toko atau menggunakan produk.
Kelebihan: Menggambarkan perilaku nyata pelanggan.
Kekurangan: Tidak bisa mengetahui alasan di balik perilaku tersebut tanpa wawancara.
• Data Transaksi
Pengertian: Mengambil data dari riwayat pembelian pelanggan (misalnya dari sistem kasir/CRM).
Kelebihan: Data sangat akurat dan bisa digunakan untuk analisis perilaku pembelian.
Kekurangan: Hanya mencakup pelanggan yang sudah melakukan transaksi.
• Feedback atau Umpan Balik
Pengertian: Informasi yang diberikan pelanggan secara sukarela, misalnya melalui komentar, rating, atau saran.
Kelebihan: Dapat menjadi bahan evaluasi produk atau layanan.
Kekurangan: Biasanya hanya pelanggan yang sangat puas atau sangat kecewa yang memberi feedback.
• Media Sosial dan Analitik Digital
Pengertian: Mengumpulkan data dari aktivitas pelanggan di media sosial atau situs web (seperti klik, like, komentar, dan waktu kunjungan).
Kelebihan: Real-time, berskala besar, dan sangat relevan untuk tren saat ini.
Kekurangan: Membutuhkan alat analitik dan keterampilan analisa data digital.
• Data dari Pihak Ketiga
Pengertian: Menggunakan data dari perusahaan lain seperti lembaga survei, platform e-commerce, atau penyedia data.
Kelebihan: Bisa menambah cakupan informasi.
Kekurangan: Tidak selalu spesifik atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Formulir Pendaftaran/Registrasi
Pengertian: Data yang dikumpulkan saat pelanggan mendaftar akun atau mengisi form keanggotaan.
Kelebihan: Biasanya berisi data demografis dasar (nama, usia, alamat, dll).
Kekurangan: Tidak menjelaskan perilaku atau preferensi secara lengkap.
2.Langkah-Langkah Membuat Daftar Kebutuhan Pengguna
• Identifikasi Siapa Penggunanya
Tentukan siapa target pengguna produk/layananmu (misalnya: pelajar, ibu rumah tangga, pebisnis, programmer, dll).
Bisa dibantu dengan membuat persona pengguna (profil fiktif mewakili kelompok pengguna tertentu).
• Lakukan Pengumpulan Informasi
Gunakan metode seperti:
* Wawancara langsung dengan pengguna.
* Survei atau kuesioner
* Observasi bagaimana pengguna berinteraksi dengan produk
* Feedback pengguna lama
* Analisis kompetitor (apa yang disukai/tidak disukai pengguna dari produk lain)
• Kelompokkan Kebutuhan
Setelah data terkumpul, kelompokkan kebutuhan menjadi beberapa jenis:
* Kebutuhan Fungsional → apa yang harus dilakukan oleh produk/layanan
* Kebutuhan Non-Fungsional → aspek kualitas seperti kecepatan, keamanan, kemudahan digunakan
* Kebutuhan Emosional → perasaan pengguna saat menggunakan produk (nyaman, percaya diri, dll)
• Susun Daftar Kebutuhan
Buat daftar berbentuk poin-poin yang jelas dan mudah dipahami. Contoh format:
_________________________________________________
| No | Kebutuhan Pengguna | Jenis Kebutuhan | Prioritas |
|___|____________________|_______________|________|
| 1. | Aplikasi harus bisa | Fungsional | Tinggi |
| | digunakan tanpa | | |
| | koneksi internet | | |
| 2. | Desain tampilan | Non-Fungsional | Sedang |
| | harus menarik dan | | |
| | modern. | | |
| 3. | Pengguna ingin | Emosional | Tinggi |
| | merasa aman | | |
| | menyimpan data | | |
| | pribadinya | | |
|____|___________________|______________|_________|
• Tentukan Prioritas Kebutuhan
Tidak semua kebutuhan bisa langsung dipenuhi. Maka, beri label:
*Tinggi (Harus Ada).
* Sedang (Sebaiknya Ada)
*Rendah (Bonus jika ada)
• Konsultasikan dan Validasi
Diskusikan daftar tersebut dengan tim internal atau langsung ke pengguna untuk memastikan sudah sesuai dengan harapan mereka.
3. Judul: Survei Teknis Sistem Informasi Sekolah
• Informasi Umum
| Komponen | Keterangan |
| --------------------------- |--------------------------------|
| Tanggal Survei | 20 Juli 2025 |
| Lokasi | SMK Bina Mandiri |
| Nama Responden | Bapak Agus Santoso |
| Jabatan | Kepala TU |
| Petugas Survei | Tim IT Bina Apps |
• Tujuan Survei
Mengumpulkan data teknis terkait kebutuhan sistem informasi akademik yang akan dikembangkan untuk mendukung kegiatan administrasi dan pembelajaran di SMK Bina Mandiri.
• Data Fisik dan Infrastruktur
seperti aspek, kondisi saat ini, keterangan tambahan dll
• Kebutuhan Pengguna
seperti untuk cetak rapor otomatis, input nilai & absensi siswa dll
• Hambatan Teknis
* Kurangnya pelatihan penggunaan sistem bagi guru
* Belum ada server khusus dan UPS
* Internet tidak stabil saat jam sibuk
• Rekomendasi Tim Survei
* Pengadaan server mini dan UPS
* Pelatihan penggunaan sistem untuk guru dan staf
* Peningkatan bandwidth internet
* Pengembangan sistem berbasis web responsif
📎 Lampiran (Opsional)
* Foto ruangan dan infrastruktur
* Topologi jaringan lokal
* Daftar spesifikasi komputer
4.Tahapan Membuat Dokumen Survei Teknis
• Menentukan Tujuan Survei
> Jelaskan mengapa survei dilakukan dan apa yang ingin dicapai.
Contoh:
* Untuk mengetahui kesiapan infrastruktur IT di sekolah.
* Untuk memetakan kebutuhan pengguna dalam penggunaan sistem baru.
-
• Menentukan Objek dan Lokasi Survei
> Tentukan lokasi, instansi, atau individu yang akan menjadi sasaran survei.
Contoh:
Lokasi: SMK Bina Mandiri
Objek: Ruang TU, Lab Komputer, Guru, Staf, dan Siswa
• Menyusun Daftar Pertanyaan / Formulir Survei
> Buat pertanyaan yang akan digunakan saat survei. Bisa berupa:
* Pertanyaan tertutup (ya/tidak, pilihan ganda)
* Pertanyaan terbuka (pendapat, harapan, kendala)
Contoh kategori pertanyaan:
* Infrastruktur teknis (jumlah komputer, internet, jaringan)
* Kebutuhan pengguna
* Masalah yang sering dihadapi
* Fitur yang diharapkan dari sistem baru
• Melakukan Survei Lapangan
> Lakukan survei langsung ke lokasi atau melalui wawancara online/offline.
Teknik yang bisa digunakan:
* Wawancara
* Observasi langsung
* Foto dokumentasi
* Pengisian formulir survei
• Mengolah dan Menganalisis Data
> Setelah data terkumpul, lakukan analisis:
* Apa kondisi saat ini?
* Apa kebutuhan utamanya?
* Apa kendala dan potensi risikonya?
Gunakan tabel atau ringkasan poin untuk menyederhanakan hasil.
• Menyusun Dokumen Survei Teknis
> Tulis hasil survei dalam dokumen resmi dengan struktur:
📄 Struktur Dokumen:
1. Judul dan Tanggal
2. Tujuan Survei
3. Informasi Responden dan Lokasi
4. Metode Survei
5. Hasil Survei (dalam tabel/grafik)
6. Analisis dan Temuan Utama
7. Rekomendasi Teknis
8. Tanda tangan dan pengesahan
9. Lampiran (jika ada)
• Verifikasi dan Validasi
> Periksa kembali keakuratan data dan minta konfirmasi dari pihak yang disurvei (misalnya kepala sekolah, staf teknis, dll).
• Distribusi atau Pelaporan
> Kirimkan hasil dokumen kepada pihak yang berkepentingan, seperti:
* Tim manajemen
* Pengembang sistem
* Pihak pengambil keputusan
5.Untuk melaksanakan wawancara dengan cara pelanggan, beberapa dokumen pendukung yang perlu disiapkan antara lain: daftar pertanyaan wawancara yang terstruktur, alat tulis, catatan, serta perangkat perekam jika diperlukan dan diizinkan oleh pelanggan. Selain itu, pastikan Anda memahami tujuan wawancara dan topik yang akan dibahas agar pertanyaan yang diajukan relevan dan terarah.
